Como integrar Logística, Fiscal, Financeiro e Controladoria para tornar a gestão de fretes mais segura e orientada por dados

Gerenciar fretes não significa apenas escolher uma transportadora e pagar pelo serviço. Entre a expedição da carga e a chegada da cobrança, existem tabelas negociadas, regras de cálculo, documentos fiscais, ocorrências, taxas adicionais, provisões e critérios contábeis que precisam permanecer conectados. Quando cada área controla uma parte desse processo em planilhas, e-mails ou sistemas separados, a empresa perde a visão completa da operação.

Nesse cenário, podem surgir:

• Cobranças diferentes do valor negociado;
• Pagamentos realizados sem auditoria;
• Divergências de peso, taxas ou pedágio;
• Falta de previsibilidade financeira;
• Demora no fechamento contábil;
• Dificuldade para avaliar as transportadoras;
• Pouca visibilidade sobre o custo por cliente, produto ou região.

O GFE, Gestão de Frete Embarcador, ajuda a organizar esse fluxo no TOTVS Protheus, conectando contratação, cálculo, acompanhamento, auditoria e gestão financeira dos fretes.

O problema nem sempre está no preço negociado. Muitas perdas acontecem durante o processo.

O resultado é uma operação que consome tempo para conferir o passado, mas oferece pouca segurança para planejar os próximos embarques.

Contratar frete não é o mesmo que gerenciar frete

Uma gestão completa precisa acompanhar todo o ciclo do transporte:

1. Formação da carga;
2. Escolha da transportadora;
3. Aplicação da tabela negociada;
4. Cálculo do frete;
5. Acompanhamento da entrega;
6. Recebimento do CT-e;
7. Auditoria dos valores;
8. Tratamento das divergências;
9. Provisão e pagamento;
10. Análise dos indicadores.

Quando essas etapas não estão conectadas, a empresa pode conhecer o valor cobrado, mas não necessariamente saber se ele está correto.

Uma gestão estruturada deve responder:

O TOTVS Frete Embarcador é uma solução especializada na gestão da contratação de serviços de transporte.

No ambiente Protheus, o SIGAGFE permite organizar informações relacionadas a:

• Transportadoras;
• Rotas e trechos;
• Tabelas de frete;
• Negociações e vigências;
• Cargas e romaneios;
• Cálculos e simulações;
• Documentos de frete;
• Ocorrências;
• Pré-faturas e faturas;
• Provisões;
• Integrações fiscais e financeiras.

O módulo também pode receber informações de outras soluções, como OMS, WMS, TMS e portais logísticos, conforme a estrutura utilizada pela empresa.

Com uma base integrada, a empresa pode analisar:

• Frete calculado versus cobrado;
• Divergências por transportadora;
• Custo por cliente, produto ou região;
• Percentual do frete sobre o faturamento;
• Entregas realizadas no prazo;
• Ocorrências por transportadora;
• Documentos bloqueados;
• Fretes calculados e ainda não faturados;
• Valores provisionados;
• Evolução das tarifas.

Esses indicadores fortalecem a negociação com transportadoras e ajudam a identificar onde estão os maiores custos e desvios.

Os resultados dependem do volume de operações, da qualidade dos dados, das integrações e da maturidade do processo. Por isso, qualquer ganho deve ser medido a partir do cenário real da empresa.

A solução deve ser considerada quando a empresa:

• Trabalha com diferentes transportadoras;
• Administra muitas tabelas e negociações;
• Confere CT-e manualmente;
• Identifica divergências depois do pagamento;
• Possui dificuldades para provisionar fretes;
• Controla ocorrências fora do ERP;
• Não conhece o custo por cliente, produto ou região;
• Precisa integrar Logística, Fiscal, Financeiro e Controladoria.

Se vários desses problemas fazem parte da rotina, o desafio provavelmente não está somente na conferência do frete, mas na falta de integração entre as etapas.

Empresas que estruturam sua gestão de fretes por meio do GFE tendem a alcançar: