Como conectar a produção ao controle patrimonial, reduzir lançamentos manuais e ampliar a rastreabilidade dos ativos produzidos internamente.

Quando uma empresa fabrica máquinas, moldes, ferramentas, dispositivos ou equipamentos para uso próprio, o processo não termina com a conclusão da produção. Depois que o item é produzido, ainda é necessário avaliar se ele atende aos critérios para ser reconhecido como ativo imobilizado, determinar seu custo, realizar o cadastro patrimonial e manter a ligação entre o bem e sua origem produtiva.

No TOTVS Protheus, o PCP pode registrar corretamente a ordem de produção, os materiais consumidos, os apontamentos e os custos envolvidos. Porém, dependendo da versão, da configuração e das necessidades da empresa, a transformação dessas informações em um registro patrimonial pode continuar dependendo de atividades manuais.

Foi exatamente nesse ponto que identificamos uma oportunidade de automação: conectar o processo produtivo ao Ativo Imobilizado, SIGAATF, tradicionalmente chamado de Ativo Fixo, preservando as informações desde a origem.

Ativos produzidos internamente são bens fabricados pela própria empresa para utilização em suas operações, e não para comercialização.

Alguns exemplos são:

• Máquinas e equipamentos;
• Moldes e matrizes;
• Ferramentas especiais;
• Dispositivos de produção;
• Estruturas industriais;
• Equipamentos de apoio;
• Componentes utilizados em outros ativos;
• Bens desenvolvidos para fins administrativos ou operacionais.

Embora esses itens tenham origem em um processo produtivo, eles podem precisar ser reconhecidos como parte do patrimônio da empresa. Nesse cenário, o PCP registra a produção, enquanto o Ativo Imobilizado passa a controlar informações como valor, localização, responsável, vida útil, depreciação, movimentações e eventuais baixas.

O desafio está em garantir que essas duas etapas compartilhem a mesma origem e utilizem informações consistentes.

O problema não estava no apontamento realizado pelo PCP, mas na falta de continuidade entre a produção e a gestão patrimonial.

Antes de automatizar o processo, existe uma validação essencial: nem todo item concluído no PCP deve ser reconhecido como ativo imobilizado. De acordo com o CPC 27, um ativo imobilizado é um item tangível mantido para uso na produção, no fornecimento de bens ou serviços, para aluguel ou para fins administrativos, com expectativa de utilização por mais de um período.

O reconhecimento também depende de dois critérios principais:

• Probabilidade de geração de benefícios econômicos futuros;
• Possibilidade de mensuração confiável do custo.

Por isso, uma automação segura precisa considerar as políticas contábeis e patrimoniais da empresa. Antes da criação do registro, o processo pode avaliar:

• Se o produto foi fabricado para uso próprio;
• Qual classe patrimonial deve ser utilizada;
• Se o item deve ser controlado individualmente;
• Qual valor será incorporado ao ativo;
• Qual centro de custo e conta contábil serão associados;
• Se o ativo está disponível para uso;
• Se existe necessidade de aprovação;
• Se o item deve permanecer como bem em formação.

Essa camada de validação evita que qualquer apontamento de produção gere, de maneira indiscriminada, um ativo patrimonial.

O custo de um ativo construído pela própria empresa deve seguir os mesmos princípios aplicáveis a um ativo adquirido. Dependendo do processo e da política contábil adotada, o valor pode considerar custos diretamente relacionados à construção do bem, como:

• Materiais consumidos;
• Mão de obra diretamente atribuível;
• Serviços aplicados à construção;
• Montagem e instalação;
• Testes necessários para que o ativo funcione adequadamente;
• Outros custos diretamente relacionados à preparação do bem.

Entretanto, perdas anormais, desperdícios excessivos e despesas que não estejam diretamente relacionadas à construção do ativo exigem tratamento diferente. A automação pode utilizar as informações originadas no PCP como base para o registro patrimonial, mas os critérios de composição do custo precisam ser definidos e validados com as áreas contábil, fiscal e patrimonial.

Cadastro direto, pré-cadastro ou bem em formação?

O formato da integração precisa respeitar o momento real do ativo. Dependendo do processo da empresa, a conclusão da produção pode gerar:

Essa diferenciação é importante porque a produção concluída não significa, obrigatoriamente, que a depreciação deve começar imediatamente. O início da depreciação deve respeitar o momento em que o ativo estiver no local e em condições de funcionamento conforme pretendido pela administração.

Controles necessários para uma automação segura

Uma integração entre PCP e Ativo Imobilizado não deve considerar apenas o cenário ideal. Também é necessário prever exceções.

Esses controles aumentam a segurança da integração e evitam que a automação apenas transfira o problema de uma etapa para outra.

Ganhos da integração entre PCP e Ativo Imobilizado

Quando o processo é corretamente mapeado, parametrizado e homologado, a automação pode proporcionar benefícios importantes.

A automação não começa pelo desenvolvimento. Primeiro, é necessário compreender como a empresa produz, classifica, aprova e controla seus ativos.

A atuação da Cod.ERP pode envolver:

1. Mapeamento do fluxo atual;
2. Identificação dos pontos manuais;
3. Levantamento das regras contábeis e patrimoniais;
4. Definição do gatilho da integração;
5. Mapeamento dos campos;
6. Tratamento das exceções;
7. Desenvolvimento da solução;
8. Testes integrados;
9. Homologação com as áreas envolvidas;
10. Implantação e acompanhamento inicial.

Essa abordagem permite construir uma solução aderente ao processo da empresa, preservando os recursos do Protheus e complementando o ambiente somente onde existe uma necessidade real.